Rund 900 Wörter in gepflegtem Ton, drei Zusammenfassungen in Stichpunkten, ein eindrucksvoll gestaltetes Diagramm und zum Schluss ein Absatz über gemeinsame Synergien: Mails dieser Art landen derzeit häufig in den Postfächern. Bei den Empfangenden stellt sich dann vor allem eine Frage, nämlich wann sie das alles lesen sollen.
Was dabei passiert
Solche Mails, Briefings und Präsentationen entstehen inzwischen häufig mit KI und werden teilweise ungeprüft weitergeschickt. Sie sehen gut aus und klingen überzeugend. Wer sie gründlich lesen will, braucht allerdings Zeit, und die ist im Arbeitsalltag knapp. Wer sie sich trotzdem nimmt, stellt nicht selten fest, dass der Inhalt erstaunlich dünn ist, manchmal sogar fehlerhaft.
Oft geht es dann so weiter: Die Empfangenden lassen den Text von ihrer eigenen KI zusammenfassen und die Antwort gleich mit formulieren. Damit tauschen sich zwei KI-Systeme miteinander aus. Die Menschen auf beiden Seiten haben dadurch mehr Arbeit: zusätzliche Abstimmungsschleifen, Missverständnisse, vielleicht ein weiterer Termin, um zu klären, was eigentlich gemeint war. Besser wird das Ergebnis dabei selten, häufig eher schlechter. Mit Effizienz hat das wenig zu tun, auch wenn KI genau damit beworben wird.
Eine alte Gewohnheit mit neuem Werkzeug
Bemerkenswert ist, dass KI dieses Verhalten nicht erfunden hat. Es beruht auf einer Gewohnheit, die in vielen Organisationen schon lange verbreitet ist: der Absicherung. Schnell wird etwas losgeschickt, damit die andere Seite beschäftigt ist, niemand behaupten kann, es sei nichts getan worden, und im Zweifel die Verantwortung beim Gegenüber liegt, wenn etwas nicht klappt.
KI macht diese Form der Absicherung billiger und schneller. Sie ist damit vielleicht das wirksamste Werkzeug dafür, das es je gab. Das ist ein guter Grund, sie bewusst anders einzusetzen.
Was helfen kann
- Der Posteingangstest. Vor dem Versenden eines KI-gestützten Textes steht die Frage, ob man ihn selbst vollständig lesen würde, wenn er im eigenen Postfach ankäme. Wenn nicht, wird gekürzt, bis das der Fall ist.
- Die Kernaussage im ersten Satz. Steht sie dort nicht, ist sie vermutlich irgendwo im Text verborgen. Sie gehört an den Anfang, vieles danach kann entfallen.
- Lesen vor dem Versenden. Was verschickt wird, ist gelesen und geprüft. Ungelesene Zusammenfassungen und ungeprüfte Präsentationen gehen nicht raus.
- KI-Anteile kennzeichnen. Eine Mail, die nach KI klingt, das aber nicht offenlegt, weckt leicht Misstrauen. Eine offene Kennzeichnung beugt dem vor, auch dort, wo sie nicht vorgeschrieben ist.
Effizienz neu bemessen
Effizient ist eine Nachricht, wenn das Gegenüber wenig Zeit braucht, um zu verstehen, was gemeint ist. Die Menge des Verschickten sagt darüber wenig aus. KI kann dabei helfen, wenn sie entsprechend eingesetzt wird.